結論から言うと、Microsoft Office のOutlookでは、VIsual Basic for Applications ( VBA )を使うことができます。いわゆるマクロと呼んでいるものです。VBA は、おなじOffice製品のExcelだとなじみ深い人が多く、複雑な計算や複雑な表の作成をしたりとか、ウェブサイトのスクレイピングをしたりしている人は多いと思うんですが、OutlookでVBAを使う人はあまりいないようです。
OutlookでVBAを習得していると、Outlookが持っている機能そのものでは不足する部分、痒くても手が届かない部分を、「自分の思うがまま」に実現することができます。
Outlookの VBA でできること＝業務の効率化
OutlookのVBAを利用すると、業務を効率化することができます。たとえば、
- 毎日上司に定型的な日報メールを送る
- 受信したメールの添付ファイルを毎回手動で特定の場所に保存する
- 受信したメールの件名を、手動でExcelファイルなどに転記する
- 受信したメールに手動で分類項目を設定する
上述は簡単な例ですので、ご自身が日ごろどのようにOutlookを利用しているかを思い返して、繰り返し実施している作業はないか考えてみてください。それらが単純作業であればあるほど、ご自身の手を煩わせるべきではないですし、より自動化することが簡単です。
実際、本当に単純作業であればOutlookの機能に”ルール”機能がありますので、VBAでわざわざコーディングをしなくとも、ある程度は自動化することができます。しかしルール機能をがっつり使っている方には経験があると思いますが、ルール機能は本当に定型的な作業以外には対応することができません。（etc.ファイルの保存でいうと、保存先は毎回同じ場所。）
そこで「VBAを利用する」という考えが出てくるのです。
今回の対象読者は、VBAなしにOutlookを使いこなせている人
日常でOutlookを”VBAなしに”使いこなしている人ほど、そういった痒くて手が届かなかった部分の改善を期待する人は多いはずです。
今回の話は、Outlookを”VBAなしに”使いこなしている人向けです。特にOutlookをただのメール送受信のツールだと思っている方にはあまり意味がありません。なぜなら、メールを送受信するだけであれば既存のOutlookの機能で十分だからです。
Outlookのいろいろな機能を使っていて、それを手動で対応している方にこそ意味がある記事となります。なので、ここまでの内容を読んで、「確かにOutlookは痒いところに手が届かない」「定型作業を効率化したい！」と思えなかった人は、ぜひ、Outlookの使い方マニュアルかなにかを参照して、そもそものOutlookの使い方/できることをマスターしてからまたお越しください。Google先生に「Outlook 便利な使い方」とかでヒアリングしてみるとよいかもしれませんね。あるいは参考書でも。
さて、それではOutlookでマクロを使っていきましょう。
余談：Outlookでできること（VBA抜きで。）
残念ながら学生時代の私にとってもOutlookはただのメールソフトでした。
もっというと社会人3年目くらいまでもただのメールソフトでした。社会人5年目になった今の私の経験からいうと、Outlookはただのメールソフトではなく、スケジュール、タスクやメモを集約して管理、仕事を円滑に進めるための総合的なツールだと思っていて、いわば秘書みたいなもんです。
私が仕事でメールを見ている時間（≒Outlookを見ている時間）は５割くらいにはなります。半年に一回くらい自分の仕事の仕方を振り返ってみたりするのですが、その際に、「メール管理で時間取りすぎたな」、「メール返信に時間かけすぎてるな」とかいろいろ出てくるものです。そういう目線でみているとマクロを使って効率化できないか、自動化できないか・・・という考えに至ってしまいます。
もしも私のコメントをみて、「自分もOutlook使ってるけど、VBAなんていらないやい！」と言っている方は、①ご自身の作業をもっともっと効率化できることに気づけていないか、②ご自身のOutlookの使い方/期待する機能がOutlookの純正機能とマッチしているかのどちらかですね。
願わくば①ではないことを祈ります。。